Vēstuļu saraksta ģenerēšana

ILR sistēma nodrošina iespēju no Nosūtīto dokumentu saraksta (reģistra) veikt vēstuļu saraksta ģenerēšanu Excel formātā un to glabāšanu atsevišķā reģistrā – Reģistri/ Vēstuļu saraksts.
Vēstuļu saraksta ģenerēšana process:

1. 1. Atveram sekojošu reģistru Dokumenti/Nosūtīto dokumentu saraksts un spiežam uz pogas Ģenerēt vēstuļu sarakstus pēc kā sistēma piedāvā papildus opcijas:
   a. Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu – sistēma izveido sarakstu no visiem nosūtītajiem dokumentu ierakstiem par konkrēto laika periodu, kuros kā nosūtīšanas veids reģistrēta vērtība ‘ierakstīta vēstule’;
   b. Ģenerēt vēstuļu sarakstu - sistēma izveido sarakstu no visiem nosūtītajiem dokumentu ierakstiem, kuros kā nosūtīšanas veids reģistrēta vērtība ‘vēstule’ – ILR sistēmā šī funkcija pagaidām nav pieejama

1. 2. No piedāvātajām opcijām izvēloties Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu sistēma atver papildlogu Saraksta ģenerēšana

1. 3. Papildlogā Saraksta ģenerēšana tiek piedāvātas sekojošas iespējas:
   a. Datumu lauks Periods No - līdz – aizpilda laukus, norādot par kādā periodā reģistrētiem nosūtītā dokumenta ierakstiem (ar nosūtīšanas veidu ‘ierakstīta vēstule’) tiks veikta atlase;
   b. Izvēles lauks Apvienot personu dublikātus:
   i. ja ir veikta atzīme laukā, tad ģenerējot sarakstu, ierakstos netiks ņemtas vērā personas ar vienādiem datiem – tiks norādīta vienu reizi, kā rezultātā izveidosies saraksts bez personu dublikātiem;
   ii. ja nav veikta atzīme izvēles laukā, tad ģenerējot sarakstu tiks ņemtas vērā pilnīgi visas personas atlasītajos ierakstos, kā rezultātā izveidotajā saraksta priekšskatījumā parādīsies arī atkārtotas personas.
   c. Poga Ģenerēt sarakstu – pēc nospiešanas sistēma veic ierakstu atlases procesu pēc uzstādītajiem kritērijiem (minēti iepriekšējos punktos), kā rezultātā tiek attēlots ģenerētais ierakstu saraksts priekšskatījumā (skat.: nākamo attēlu)

4. Papildlogā Saraksta ģenerēšana sistēma piedāvā sekojošas iespējas:
a. Ģenerēt aploksni – izvēloties kādu no sarakstā esošajiem ierakstiem, iespējams veikt aploksnes ģenerēšanu;
b. Eksportēt sarakstu– veic ierakstu saraksta eksportēšanu Excel formātā, kas tiek reģistrēts sadaļā Reģistri/ Vēstuļu saraksts (skat.: nākamo attēlu) – no saraksta iespējams atvērt ģenerēto ierakstu sarakstu Excel formātā – kolonna Ģenerētais saraksts (attēlā iezīmēts sarkanā krāsā);

c. Atcelt – nospiežot pogu tiek aizvērts logs un iepriekš veiktās darbības netiek saglabātas;
d. Izvēles lauki – lietotājs manuāli var izvēlēties iekļaut/neiekļaut no dotā (ģenerētā) saraksta konkrēto ierakstu, kas turpmāk tiks apstrādāti veicot kādu no nākamajām darbībām:
i. aploksnes(-u) ģenerēšanu;
ii. ierakstu eksportēšanu.

Lai veiktu atzīmes noņemšanu/pielikšanu visiem saraksta ierakstiem, jāizmanto izvēles lauks, kas atrodas kolonnu joslā (nākamajā attēlā iezīmēts sarkanā krāsā).