ILR sistēma nodrošina iespēju no Nosūtīto dokumentu saraksta (reģistra) veikt vēstuļu saraksta ģenerēšanu Excel formātā un to glabāšanu atsevišķā reģistrā – Reģistri/ Vēstuļu saraksts.

Sistēma piedāvā veikt sekojošas opcijas:

• veikt ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšanu;
• veikt ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšanu (pasta mašīna) - modificēts excel dokuments/saraksts ar norādītu papildinformāciju (t.s. Līguma numuru).

Ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšana

1. Vēstuļu saraksta ģenerēšana procesa uzsākšana:
Atveram sekojošu reģistru Dokumenti/Nosūtīto dokumentu saraksts un spiežam uz pogas Ģenerēt vēstuļu sarakstus pēc kā sistēma piedāvā papildus opcijas:
a. Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu – sistēma izveido sarakstu no visiem nosūtītajiem dokumentu ierakstiem par konkrēto laika periodu, kur ierakstiem kā nosūtīšanas veids reģistrēta vērtība ‘ierakstīta vēstule’;
b. Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu (pasta mašīna) - sistēma izveido sarakstu no visiem nosūtītajiem dokumentu ierakstiem par konkrēto laika periodu, kur ierakstiem kā nosūtīšanas veids reģistrēta vērtība ‘ierakstīta vēstule’;

2. No piedāvātajām opcijām izvēloties Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu sistēma atver papildlogu Saraksta ģenerēšana

3. Papildlogā Saraksta ģenerēšana tiek piedāvātas sekojošas iespējas:
a. Datumu lauks Periods No - līdz – aizpilda laukus, norādot par kādā periodā reģistrētiem nosūtītā dokumenta ierakstiem (ar nosūtīšanas veidu ‘ierakstīta vēstule’) tiks veikta atlase;
b. Izvēles lauks Apvienot personu dublikātus:
i. ja ir veikta atzīme laukā, tad ģenerējot sarakstu, ierakstos netiks ņemtas vērā personas ar vienādiem datiem – tiks norādīta vienu reizi, kā rezultātā izveidosies saraksts bez personu dublikātiem;
ii. ja nav veikta atzīme izvēles laukā, tad ģenerējot sarakstu tiks ņemtas vērā pilnīgi visas personas atlasītajos ierakstos, kā rezultātā izveidotajā saraksta priekšskatījumā parādīsies arī atkārtotas personas.
c. Poga Ģenerēt sarakstu – pēc nospiešanas sistēma veic ierakstu atlases procesu pēc uzstādītajiem kritērijiem (minēti iepriekšējos punktos), kā rezultātā tiek attēlots ģenerētais ierakstu saraksts priekšskatījumā (skat.: nākamo attēlu)

4. Papildlogā Saraksta ģenerēšana sistēma piedāvā sekojošas iespējas:
a. Ģenerēt aploksni – izvēlotiestikai kāduizvēlētos ierakstus (ar ievietotu atzīmi) no sarakstā esošajiem ierakstiem,saraksta iespējams veiktnoģenerēt aploksnesaploksni ģenerēšanu;sekojošos izdrukas lapas formātos: DLE, C5, C6, A4.
b. Eksportēt sarakstu–sarakstu veic– ierakstu sarakstasaraksts eksportēšanutiek eksportēts Excel formātā, kas tiek reģistrētsreģistrēts/saglabāts sadaļā Reģistri/VēstuļuReģistri/Ģenerēto vēstuļu saraksts (skat.: nākamo attēlu) – no saraksta iespējams atvērt ģenerēto ierakstu sarakstu Excel formātā – kolonna Ģenerētais saraksts (attēlā iezīmēts sarkanā krāsā);
. c. Atcelt – nospiežot pogu tiek aizvērts logs un iepriekš veiktās darbības netiek saglabātas;
d. Izvēles lauki – lietotājs manuāli var izvēlēties iekļaut/neiekļaut no dotā (ģenerētā) saraksta konkrēto ierakstu, kas turpmāk tiks apstrādāti veicot kādu no nākamajām darbībām:
i. aploksnes(-u) ģenerēšanu;
ii. ierakstu eksportēšanu.

5. Ģenerēto vēstuļu sarakstā iespējams atvērt iepriekš reģistrētos ģenerēto vēstuļu ierakstu sarakstus Excel formātā nospiežot kolonnā Ģenerētais saraksts uz nepieciešamā ieraksta aktīvās saites.