Ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšana

ILR sistēma nodrošina iespēju no Nosūtīto dokumentu saraksta (reģistra) veikt vēstuļu saraksta ģenerēšanu Excel formātā un to glabāšanu atsevišķā reģistrā – Reģistri/ Vēstuļu saraksts.
Vēstuļu saraksta ģenerēšana process:
1. Atveram sekojošu reģistru Dokumenti/Nosūtīto dokumentu saraksts un spiežam uz pogas Ģenerēt vēstuļu sarakstus pēc kā sistēma piedāvā papildus opcijas:
a. Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu – sistēma izveido sarakstu no visiem nosūtītajiem dokumentu ierakstiem par konkrēto laika periodu, kuroskur ierakstiem kā nosūtīšanas veids reģistrēta vērtība ‘ierakstīta vēstule’;
b. Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu (pasta mašīna) - sistēma izveido sarakstu no visiem nosūtītajiem dokumentu ierakstiem,ierakstiem kurospar konkrēto laika periodu, kur ierakstiem kā nosūtīšanas veids reģistrēta vērtība ‘vēstule’‘ierakstīta – vēstule’;ILR sistēmā šī funkcija pagaidām nav pieejama

2. No piedāvātajām opcijām izvēloties Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu sistēma atver papildlogu Saraksta ģenerēšana

3. Papildlogā Saraksta ģenerēšana tiek piedāvātas sekojošas iespējas:
a. Datumu lauks Periods No - līdz – aizpilda laukus, norādot par kādā periodā reģistrētiem nosūtītā dokumenta ierakstiem (ar nosūtīšanas veidu ‘ierakstīta vēstule’) tiks veikta atlase;
b. Izvēles lauks Apvienot personu dublikātus:
i. ja ir veikta atzīme laukā, tad ģenerējot sarakstu, ierakstos netiks ņemtas vērā personas ar vienādiem datiem – tiks norādīta vienu reizi, kā rezultātā izveidosies saraksts bez personu dublikātiem;
ii. ja nav veikta atzīme izvēles laukā, tad ģenerējot sarakstu tiks ņemtas vērā pilnīgi visas personas atlasītajos ierakstos, kā rezultātā izveidotajā saraksta priekšskatījumā parādīsies arī atkārtotas personas.
c. Poga Ģenerēt sarakstu – pēc nospiešanas sistēma veic ierakstu atlases procesu pēc uzstādītajiem kritērijiem (minēti iepriekšējos punktos), kā rezultātā tiek attēlots ģenerētais ierakstu saraksts priekšskatījumā (skat.: nākamo attēlu)

4. Papildlogā Saraksta ģenerēšana sistēma piedāvā sekojošas iespējas:
a. Ģenerēt aploksni – izvēloties kādu no sarakstā esošajiem ierakstiem, iespējams veikt aploksnes ģenerēšanu;
b. Eksportēt sarakstu– veic ierakstu saraksta eksportēšanu Excel formātā, kas tiek reģistrēts sadaļā Reģistri/ Vēstuļu saraksts (skat.: nākamo attēlu) – no saraksta iespējams atvērt ģenerēto ierakstu sarakstu Excel formātā – kolonna Ģenerētais saraksts (attēlā iezīmēts sarkanā krāsā);

c. Atcelt – nospiežot pogu tiek aizvērts logs un iepriekš veiktās darbības netiek saglabātas;
d. Izvēles lauki – lietotājs manuāli var izvēlēties iekļaut/neiekļaut no dotā (ģenerētā) saraksta konkrēto ierakstu, kas turpmāk tiks apstrādāti veicot kādu no nākamajām darbībām:
i. aploksnes(-u) ģenerēšanu;
ii. ierakstu eksportēšanu.

Lai veiktu atzīmes noņemšanu/pielikšanu visiem saraksta ierakstiem, jāizmanto izvēles lauks, kas atrodas kolonnu joslā (nākamajā attēlā iezīmēts sarkanā krāsā).