Ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšana
ILR sistēma nodrošina iespēju no Nosūtīto dokumentu saraksta (reģistra) veikt vēstuļu saraksta ģenerēšanu Excel formātā un to glabāšanu sadaļa – Reģistri/ Vēstuļu saraksts.
Sistēma piedāvā veikt sekojošas opcijas:
- veikt ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšanu;
- veikt ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšanu (pasta mašīna) - modificēts excel dokuments/saraksts ar norādītu papildinformāciju (t.s. Līguma numuru; Nosūtītājs(+adrese) u.c.).
1. Ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšana
1.
Vēstuļu saraksta ģenerēšana procesa uzsākšana:Atveram sekojošu reģistru Dokumenti/Nosūtīto dokumentu saraksts un spiežam uz pogas Ģenerēt vēstuļu sarakstus.
2.
No piedāvātajām opcijām izvēloties Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu sistēma atver papildlogu Saraksta ģenerēšana.Papildlogā Saraksta ģenerēšana tiek piedāvātas sekojošas iespējas:
a. Datumu lauks Periods No - līdz – aizpilda laukus, norādot par kādā periodā reģistrētiem nosūtītā dokumenta ierakstiem (ar nosūtīšanas veidu ‘ierakstīta vēstule’) tiks veikta atlase;
b. Izvēles lauks Apvienot personu dublikātus:
i. ja ir veikta atzīme laukā, tad ģenerējot sarakstu, ierakstos netiks ņemtas vērā personas ar vienādiem datiem – tiks norādīta vienu reizi, kā rezultātā izveidosies saraksts bez personu dublikātiem;
ii. ja nav veikta atzīme izvēles laukā, tad ģenerējot sarakstu tiks ņemtas vērā pilnīgi visas personas atlasītajos ierakstos, kā rezultātā izveidotajā saraksta priekšskatījumā parādīsies arī atkārtotas personas.
c. Poga Ģenerēt sarakstu – pēc nospiešanas sistēma veic ierakstu atlases procesu pēc uzstādītajiem kritērijiem (minēti iepriekšējos punktos), kā rezultātā tiek attēlots ģenerētais ierakstu saraksts priekšskatījumā (skat.: nākamo attēlu)
3.
Papildlogā Saraksta ģenerēšana sistēma piedāvā sekojošas iespējas:a. Ģenerēt aploksni – tikai izvēlētos ierakstus (ar ievietotu atzīmi) no saraksta iespējams noģenerēt aploksni sekojošos izdrukas lapas formātos: DLE, C5, C6, A4.
b. Eksportēt sarakstu – ierakstu saraksts tiek eksportēts Excel formātā, kas tiek reģistrēts/saglabāts sadaļā Reģistri/Ģenerēto vēstuļu saraksts.
c. Atcelt – nospiežot pogu tiek aizvērts logs un iepriekš veiktās darbības netiek saglabātas;
d. Izvēles lauki – lietotājs manuāli var izvēlēties iekļaut/neiekļaut no dotā (ģenerētā) saraksta konkrēto ierakstu, kas turpmāk tiks apstrādāti veicot kādu no nākamajām darbībām:
i. aploksnes(-u) ģenerēšanu;
ii. ierakstu eksportēšanu.
4.
Ģenerēto vēstuļu sarakstā iespējams atvērt iepriekš reģistrētos ģenerēto vēstuļu ierakstu sarakstus Excel formātā nospiežot kolonnā Ģenerētais saraksts uz nepieciešamā ieraksta (datnes nosaukuma) aktīvās saites.Reģistrētie ieraksti tabulā tiek dalīti pēc Saraksta tipiem - konkrēti šim tiek izmantots tips: Ierakstīto vēstuļu saraksts
2. Ierakstīto vēstuļu saraksta ģenerēšana (pasta mašīna)
1.
Vēstuļu saraksta ģenerēšanas procesa uzsākšana:Atveram sekojošu reģistru Dokumenti/Nosūtīto dokumentu saraksts un spiežam uz pogas Ģenerēt vēstuļu sarakstus.
2.
No piedāvātajām opcijām izvēloties Ģenerēt ierakstīto vēstuļu sarakstu (pasta mašīna) sistēma atver papildlogu Saraksta ģenerēšana (pasta mašīna).Papildlogā Saraksta ģenerēšana (pasta mašīna) tiek piedāvātas sekojošas iespējas:
a. Datumu lauks Periods No-līdz – aizpilda laukus, norādot par kādā periodā reģistrētiem nosūtītā dokumenta ierakstiem (ar nosūtīšanas veidu ‘ierakstīta vēstule’) tiks veikta atlase;
b. Izvēles lauks Apvienot personu dublikātus:
i. ja ir veikta atzīme laukā, tad ģenerējot sarakstu, ierakstos netiks ņemtas vērā personas ar vienādiem datiem – tiks norādīta vienu reizi, kā rezultātā izveidosies saraksts bez personu dublikātiem;
ii. ja nav veikta atzīme izvēles laukā, tad ģenerējot sarakstu tiks ņemtas vērā pilnīgi visas personas atlasītajos ierakstos, kā rezultātā izveidotajā saraksta priekšskatījumā parādīsies arī atkārtotas personas;
c. Līguma nr. - līguma numura dati tiek automātiski pārņemti no sadaļas Iecirkņu pārvaldības/Iecirkņa informācija
!!! ja ir nepieciešamība mainīt Līguma numuru, to iespējams veikt sadaļā Iecirkņu pārvaldības/Iecirkņa informācija veicot iecirkņa datu labošanu (>>nospiesta poga Labot);
d. Poga Ģenerēt sarakstu – pēc nospiešanas sistēma veic ierakstu atlases procesu pēc uzstādītajiem kritērijiem (minēti iepriekšējos punktos), kā rezultātā tiek attēlots ģenerētais ierakstu saraksts priekšskatījumā (skat.: nākamo attēlu).
3.
Papildlogā Saraksta ģenerēšana sistēma piedāvā sekojošas iespējas:a. Ģenerēt aploksni – tikai izvēlētos ierakstus (ar ievietotu atzīmi) no saraksta iespējams noģenerēt aploksni sekojošos izdrukas lapas formātos: DLE, C5, C6, A4.
b. Eksportēt sarakstu – ierakstu saraksts tiek eksportēts Excel formātā, kas tiek reģistrēts/saglabāts sadaļā Reģistri/Ģenerēto vēstuļu saraksts.
c. Atcelt – nospiežot pogu tiek aizvērts logs un iepriekš veiktās darbības netiek saglabātas;
d. Izvēles lauki – lietotājs manuāli var izvēlēties iekļaut/neiekļaut no dotā (ģenerētā) saraksta konkrēto ierakstu, kas turpmāk tiks apstrādāti veicot kādu no nākamajām darbībām:
i. aploksnes(-u) ģenerēšanu;
ii. ierakstu eksportēšanu.
4.
Ģenerēto vēstuļu sarakstā iespējams atvērt iepriekš reģistrētos ģenerēto vēstuļu ierakstu sarakstus Excel formātā nospiežot kolonnā Ģenerētais saraksts uz nepieciešamā ieraksta (datnes nosaukuma) aktīvās saites.Reģistrētie ieraksti tabulā tiek dalīti pēc Saraksta tipiem - konkrēti šim tiek izmantots tips: Ierakstīto vēstuļu saraksts (pasta mašīna)