8.instrukcija - E-rēķinu izveidošana un nosūtīšana e-adresē
Lai izveidotu e-rēķinu un to nosūtītu caur e-adresi, nepieciešams veikt šādas darbības:
1. Izpildu lietā, kurā jau ir izveidots un reģistrēts rēķins vai aprēķins, kas ir jānosūta kā e-rēķins, ir jāveido jauns dokuments:
1.1. Veidņu sarakstā jāizvēlas definēto veidni “E-rēķins”;
1.2. Jānospiež poga “Ievadīt e-rēķina datus” un jāaizpilda e-rēķina veidlapa, tajā aizpildot laukus ar jau iepriekš reģistrētā rēķina vai aprēķina, ko vēlas nosūtīt, datiem. Lielākā daļa pamatdatu jau ir ievadīta e-rēķina veidlapā automātiski. Pēc tam jāspiež poga “Saglabāt”.
1.3. Pēc e-rēķina veidlapas izveides šajā veidlapā ir jāpievieno rēķinu rindas (veidlapa jāpatin zemāk uz leju), kurā jāievada attiecīgo sniegto pakalpojumu (sprieduma izpildes izdevumu) nosaukums, daudzums un kopsumma bez PVN (ja daudzums ir vairāk kā 1, tad kopsumma ir jānorāda galīgā – tā netiek reizināta automātiski ar ievadīto daudzumu), kā arī jāizvēlas PVN likme šai rindai. Papildus rēķina rindas var pievienot nospiežot pogu “Pievienot e-rēķina rindu”. ZTI var izvēlēties, kā šeit norādīt sniegto pakalpojumu (visus SII kopā vai izdalīt pa vairākām rindiņām - ja sniegtajiem pakalpojumiem atšķiras PVN likmes, tad tās noteikti ir jānorāda atsevišķās e-rēķina rindās).
1.4. Pēc e-rēķina veidlapas pilnīgas aizpildīšanas dokumenta veidnei ir jāpievieno dokumenta saņēmējs, kā nosūtīšanas veidu izvēloties īpašo nosūtīšanas veidu “e-rēķins”, kas ir paredzēts tikai šo e-rēķinu nosūtīšanai e-adresē. Kā nosūtīšanas veidu var norādīt arī citu nosūtīšanas veidu, ja e-rēķina saņēmējs ir izteicis šādu vēlmi, taču no 2025.gadā valsts un pašvaldības iestādēm visi e-rēķini ir jāsūta caur šo īpašo e-rēķinu nosūtīšanas kanālu e-adresē.
1.5. Pēc visu datu ievadīšanas e-rēķina dokumenta veidnē var pārbaudīt, vai e-rēķina veidlapa ir aizpildīta korekti, nospiežot pogu “Pārbaudīt e-rēķinu”, kas parādās, kuri lauki vēl nav aizpildīti vai arī, ka e-rēķins ir aizpildīts pareizi. Ja e-rēķins ir korekti aizpildīts, tad var ģenerēt e-rēķina dokumenta veidni, nospiežot uz pogas “Ģenerēt veidni”. Lūdzam pārbaudīt ievadīto datu pareizību, jo pēc veidnes ģenerēšanas tos vairs nevarēs labot.
1.6. Pēc veidnes ģenerēšanas tiks uzģenerēta e-rēķina priekšskatījums, kas nav pats e-rēķins, bet PDF fails, lai ILR lietotājs var pārliecināties par e-rēķina saturu. Ja kādi dati šeit nav korekti, tad šajā priekšskatījumā datus nevar labot, bet ir javeic e-rēķina veidlapā izmaiņas, ģenerējot jaunu veidlapu. Nedrīkst spiest pogu "atpakaļ" un izvēlēties vēlreiz e-rēķina veidni, tādā gadījumā ir jāatjauno lapa un jāveido e-rēķins no jauna, lai nodrošinātu datu korektu aizpildīšanos. Ar ILR labojumiem drīzumā tiks salabots, lai ar pogu "Atpakaļ" var tikt uz e-rēķina jau aizpildīto veidlapu labojumu veikšanai.
Ja dati ir korekti, tad jāspiež poga “Reģistrēt dokumentu”.
Svarīgi - ar pogu "Labot" šobrīd var labot tikai veidlapas vizuālo skatu, tabulas rindu platumu, kā arī šobrīd (līdz nav veikti labojumi) PDF failā var veikt labojumu apakšējam tekstu, labojot uz "Dokuments ir sagatavots elektroniski, un, atbilstoši Tiesu izpildītāju likuma 160. panta pirmajai prim daļai, derīgs bez paraksta.". Caur šo PDF failu ar pogu "Labot" nedrīkst veikt pašu datu lauku/satura labojumus, jo tas neveic nekādas satura izmaiņas pašā e-rēķina XML failā!
.
2. Pēc e-rēķina dokumenta veidnes reģistrēšanas tiks izveidota nosūtāmā e-rēķina ziņojuma sagatave īpašā sadaļā “E-rēķinu saraksts”, kas atrodama ILR augšējā joslā zem sadaļas “E-adrese”:
2.1. Pie e-rēķina ziņojuma klāt būs pievienoti divi pielikumi – XML fails, kas ir šis e-rēķins, un PDF fails, kas ir priekšskatījums e-rēķina XML failam, lai var vizuāli apskatīt e-rēķina saturu.
2.2. Tālāk šī e-rēķina nosūtīšana notiek tieši tāpat kā parasto e-adreses ziņojumu nosūtīšana.
.
3. Ja ZTI saņems no kādas valsts/pašvaldības iestādes e-rēķinu, tas ienāks Saņemto e-adreses ziņojumu sarakstā.
Ieteikums - ja sūtītājs, iesūtot ZTI e-rēķinu, nebūs klāt e-rēķina XML failam pievienojis arī PDF priekšskatījuma failu, tad apskatīt e-rēķinu vizuāli var caur savu personīgo latvija.lv e-adreses profilu, tajā uzsākot e-rēķina izveidošanu un pievienojot šo saņemto XML e-rēķina failu, lai uzģenerētu caur latvija.lv šo PDF failu (tālāk atceļot turpmāku e-rēķina veidošanu latvija.lv).
.
4. Manuāli ILR sistēmas drošības apsvērumu dēļ nevar pievienot ārpus ILR ģenerētus XML failus.